Gestión documental OKI: El futuro es SMART

OKI empresa líder en gestión documental. Impresión Smart

Actualmente el uso y aprendizaje de diferentes herramientas que ponen el foco en la digitalización, la gestión y organización de documentos son elementos claves para optimizar la productividad de las empresas en todos los procesos y flujos de trabajo.

Gracias a estas nuevas herramientas de gestión los procesos manuales quedan desplazados y la tediosa rutina se convierte en un manejo muy personalizado a través de estas herramientas digitales.

Digitalización de la gestión documental

Estos cambios han creado nuevos hábitos y los usuarios pueden escanear directamente y enviar a un repositorio central o a la nube. Al mismo tiempo, mantienen el acceso y recuperación de determinada información desde sus dispositivos móviles o desde un equipo multifunción inteligente que se se mantiene en un entorno de máxima seguridad.

Para este fin, la configuración de un equipo multifunción con acceso seguro mediante la introducción de un PIN o con una tarjeta ID evita riesgos innecesarios, el mal uso del documento o el dispositivo y se evita la posible pérdida de información confidencial, que podría poner en alto grado de riesgo a las organizaciones.

OKI Pull-printing

Entre otros diversos métodos de gestión segura OKI  aplica en sus equipos, la tecnología Pull-printing, mediante la cual, todos los trabajos de impresión exigen una acción física del usuario, esto impide la impresión por accidente y no deseada reduciendo costes y residuos lo que genera un estatus de sostenibilidad mejorado.

Otro punto a tener en cuenta, es el que se relaciona con el aumento del volumen de trabajadores donde la movilidad es el día a día en su trabajo y necesitan tener acceso a una impresión mediante wifi al estar fuera de la oficina con posibilidad de acceso, tanto desde un portátil, como a través de un smartphone.

oki printing

Impresión móvil y segura

Esta necesidad de acceso bajo petición implica que los dispositivos inteligentes deben ofrecer funciones para imprimir con total comodidad y seguridad desde un dispositivo móvil. Por otro lado, una herramienta de gestión de dispositivos debe proporcionar una visibilidad completa de la actividad de impresión mejorado la gestión al poder monitorizar, a tiempo real, y supervisar, el uso del dispositivo.

Datos como el gasto del tóner, los niveles de energía y alertas que puedan surgir desde el equipo, tanto relacionadas con el servicio, como con el mantenimiento, podrán ser visualizadas.

¿Costes ocultos en la empresa?

El control y la gestión de estos equipos, de manera inteligente, nos daría una certera idea de costes ocultos que escapan al control total de la empresa y que pueden llegar a sorprender en su cuantía, dando respuesta a preguntas como: ¿qué número de impresiones podrían haberse evitado en el día?, ¿cuanto tiempo supone la gestión y mantenimiento de la impresora? ¿quién se encarga?, ¿cuántos costes innecesarios puedo ahorrar?

Los multifuncionales actuales de OKI aseguran un mayor rendimiento y pone en evidencia para eliminarlos aquellos flujos de trabajo que se demuestran ineficaces. Por otro lado, le saca mucho más partido a los procesos manuales a partir del empleo del papel y su impresión dando opciones de digitalización y abriendo procesos de archivo de documentos que podrán recuperarse de manera fácil y segura.

Smart Managed Document Services

Los nuevos multifuncionales de OKI, Smart Managed Document Services, se basan en una plataforma abierta integrada y rápida, que permite personalizar y adaptar el dispositivo en función de las necesidades de la empresa eliminando la laboriosa manipulación manual de documentos mediante la digitalización de los documentos para archivarlos, recuperarlos y compartirlos de forma segura.

OKI ofrece una perfecta combinación de hardware y software que establece una plataforma segura y sólida en todo el proceso de sus funciones, desde la captura, hasta la generación del documento que se ejecuta de forma eficiente.

Una plataforma basada en servicios web, que puede integrar, perfectamente, el equipo multifunción con las aplicaciones corporativas o soluciones de otros fabricantes que exigen grandes volúmenes de documentos.

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